Dịch vụ khách hàng tốt quan trọng hơn bao giờ hết đối với người tiêu dùng, việc cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời khó hơn bao giờ hết, khi hành trình của người tiêu dùng ngày càng trở nên đa kênh. Hỗ trợ nhiều kênh hơn với cùng số lượng tài nguyên có nghĩa là phải có chiến lược về cách thức và thời điểm bạn giao tiếp. Các mẫu template email dịch vụ khách hàng tối ưu có thể là một trong những công cụ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà không ảnh hưởng đến mức độ chăm sóc mà bạn cung cấp cho khách hàng.
Mục Lục
Doanh nghiệp có nên cần coi trọng dịch vụ khách hàng?
Ngày nay, nếu khách hàng không hài lòng với việc mua hàng, họ sẽ phàn nàn. Không chỉ với bạn bè và gia đình, người dùng có thể chia sẻ trên các mạng xã hội. Nghĩa là họ sẽ tiếp cận bất cứ nơi nào từ hàng trăm đến hàng nghìn kết nối. Dịch vụ khách hàng tuyệt vời thể hiện ở việc nhanh chóng ghi nhận yêu cầu của khách hàng, xưng hô tên của họ, tập trung giải quyết vấn đề…v.v. Nói chung là khiến khán giả hài lòng.
Trên thực tế, email được đa số doanh nghiệp sử dụng để thực hiện nhiệm vụ này. Để giữ được thiện cảm của khách hàng, bạn cần phải ghi nhận và phản hồi yêu cầu của họ trong thời gian ngắn nhất. Bạn có biết rằng lý do hàng đầu khiến khách hàng rời bỏ công ty là vì họ nghĩ rằng bạn không quan tâm đến họ?
- 86% người tiêu dùng sẵn sàng chi nhiều tiền hơn nếu họ nhận được chất lượng dịch vụ tốt.
- 73% chia sẻ rằng dịch vụ khách hàng thân thiện là nguyên nhân khiến họ yêu thích thương hiệu.
- 55% doanh nghiệp cho rằng cải thiện dịch vụ khách hàng dẫn đến tăng doanh số bán hàng.
Duy trì liên hệ với khách hàng cũ và giữ chân khách hàng hiện tại luôn mang về nguồn lợi nhuận chiếm 30% doanh thu. Và email là một trong những kênh quen thuộc của bộ phận chăm sóc khách hàng. Nếu bạn là một đơn vị mới hoặc đang bắt đầu chú trọng vai trò Dịch vụ khách hàng, hãy tham khảo 7 mẫu template email metaqx.com gợi ý dưới đây. Chúng có thể được áp dụng triển khai ngay lập tức trong doanh nghiệp!
Trả lời dịch vụ khách hàng bằng các mẫu email mang lại nhiều lợi ích
Những mục như Câu hỏi thường gặp. Hoặc Biểu mẫu thu thập giải đáp thắc mắc hiện nay được nhiều đơn vị áp dụng trên website. Trong số các câu hỏi xuất hiện, sẽ có những vấn đề thuộc nhóm xu hướng. Và việc sử dụng các mẫu dịch vụ khách hàng sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết. Lợi ích của việc tạo mẫu hỗ trợ khách hàng không chỉ giới hạn ở việc tiết kiệm thời gian. Các lợi thế khác mẫu email dịch vụ mang đến bao gồm:
- Thông điệp được cá nhân hóa. Sử dụng mẫu trong phần mềm Email Marketing trên mạng internet, bạn có thể tự động cá nhân hóa email mọi lúc. Bao gồm tên, địa chỉ, sản phẩm, chi tiết giá cả tùy chỉnh theo khách hàng.
- Giảm lỗi phát sinh. Vì không cần phải nhập lại từng email, bạn sẽ loại bỏ được một số lỗi đáng kể. Hoặc nguy cơ gửi thư không chính xác…v.v.
- Thể hiện ấn tượng thương hiệu. Sử dụng cùng một giọng nói thương hiệu trong mọi cuộc giao tiếp. Nhóm của bạn không cần chỉnh sửa văn bản. Vậy nên bất kỳ người nào sử dụng mẫu đều có thể gửi email.
5 mẹo xây dựng email phản hồi khách hàng
Trước khi phản hồi email của khách hàng nên đọc kỹ
Thông qua nội dung email và cách trả lời email khách hàng chuyên nghiệp, bạn vừa có thể giải đáp mọi vấn đề của khách hàng, vừa có thể quyết định đến cái cách mà khách hàng nghĩ về bạn và doanh nghiệp. Khách hàng đánh giá dịch vụ tốt hơn tốc độ. Nếu email có quá ít thông tin để giải quyết yêu cầu, bạn có thể đặt câu hỏi để biết thêm thông tin.
Cá nhân hóa bằng cách xưng hô tên khách hàng
Hầu hết các email gửi đến nhóm hỗ trợ là do con người gửi. Rất dễ quên điều này khi bạn trả lời hàng trăm hoặc hàng nghìn email mỗi tuần. Nhưng mọi người đánh giá cao việc được đối xử như con người. Trên thực tế, nghiên cứu gần đây của Cisco cho thấy rằng: Khách hàng sẵn sàng trả thêm tiền cho một dịch vụ được cá nhân hóa hơn. Do đó, hãy đảm bảo bạn xưng hô với khách hàng bằng tên của họ trong mỗi email phản hồi.
Tập trung vấn đề để giải quyết tránh phản hồi lang man
Một khách hàng khi giao tiếp một vấn đề không muốn nghe những lời bào chữa về lý do tại sao vấn đề đó xảy ra. Họ chỉ muốn nghe giải pháp. Nếu khách hàng không thể đăng nhập vào tài khoản của mình do lỗi, không cần giải thích chi tiết lỗi do bộ phận kỹ thuật. Hãy đưa ra giải pháp và thông báo cho khách hàng sự cố đã được khắc phục.
Hãy gửi kèm liên kết trang web của bạn
Sẽ dễ dàng hơn nhiều cho bộ phận dịch vụ và khách hàng. Nếu bạn cung cấp liên kết trực tiếp đến trang thay vì hướng dẫn dài dòng để truy cập. Ví dụ về một câu trả lời dài dòng: “Để đăng nhập vào tài khoản, vui lòng truy cập trang chủ của chúng tôi. Và ở trên cùng bên phải của trang, nhấp vào liên kết “Tài khoản của tôi”. Khi bạn nhấp vào liên kết, bạn sẽ được đưa đến trang đăng nhập ”. So sánh với phản hồi ngắn gọn trực tiếp dưới đây sẽ được người dùng yêu thích hơn: “Để đăng nhập, vui lòng truy cập www.examplewebsite.com/login”
Ẩn danh trong các câu trả lời là cách tiếp cận sai lầm
Nếu bạn sử dụng một chữ ký email chung chung. Khách hàng sẽ không biết họ đang gửi email với ai. Hãy coi đó như một cuộc trò chuyện, tự nhiên hơn khi cung cấp tên của bạn thay vì tên công ty hoặc phòng ban. Sử dụng tên riêng của bạn sẽ góp phần củng cố mối quan hệ thêm lâu dài.
Phần đúc kết
Dịch vụ khách hàng tuyệt vời truyền cảm hứng cho lòng trung thành. Nó tạo ra những người ủng hộ thương hiệu và tăng doanh thu. Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn. Hướng dẫn template email này là bước hoàn hảo. Giúp bạn khởi đầu trên lĩnh vực dịch vụ khách hàng thành công. Khách hàng là trọng tâm của một doanh nghiệp, chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp phát triển hơn. Nếu bạn có những ý tưởng xây dựng mẫu email dịch vụ khách hàng khác tối ưu. Hãy chia sẻ cùng chúng tôi trong bình luận dưới đây.