Xã hội ngày càng phát triển các KH-KT và đang dần bước vào thời đại công nghệ số. Cùng với đó là vấn đề tự động hóa quy trình quản lý ngày càng phát triển. Điều này đã không còn trở thành những lựa chọn mà đang dần trở thành xu thế tất yếu trên thế giới. Một xu thế mà các nhà lãnh đạo buộc phải đi theo. Nếu như muốn gia tăng sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp của mình. Là một điều cần thiết nhưng không phải ai cũng đã hiểu rõ về tự động hóa quản lý trong doanh nghiệp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về tự động hóa quản lý trong doanh nghiệp và vai trò của nó qua bài viết sau đây.
Mục Lục
Tự động hóa quản lý trong doanh nghiệp là gì
Theo các chuyên gia, tự động hóa quản lý. Được hiểu là việc vận dụng công nghệ, kỹ thuật số, trí tuệ nhân tạo. Vào điều hành và kinh doanh. Thay thế cho các hoạt động thủ công như trước đây.
Một số công cụ doanh nghiệp có thể áp dụng trong lĩnh vực quản lý. Đó là: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, công cụ phân tích dữ liệu, phần mềm quản trị tài chính – kế toán,…
Và ưu điểm khi sử dụng các công cụ đó là doanh nghiệp không cần tốn chi phí đầu tư server riêng. Mà tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trên đám mây. Doanh nghiệp cần cái nào thì dùng cái đó. Dùng bao nhiêu trả tiền bấy nhiêu. Khi dùng 1 công cụ về kế toán. Thay vì tự ngồi tính toán, bạn chỉ cần nhập số liệu vào. Đặt câu hỏi, công cụ sẽ tự đưa ra câu trả lời.
Tại sao doanh nghiệp cần phải tự động hóa quy trình quản lý
Tự động hóa không chỉ giảm tải áp lực quản lý cho chủ doanh nghiệp, giảm chi phí vận hành mà còn tác động tích cực đối với tốc độ tăng trưởng doanh thu nhờ 5 lý do dưới đây.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc cho nhân viên
Khi ràng buộc toàn bộ doanh nghiệp của bạn bằng các công cụ tự động hóa quản lý sẽ bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất. Điều này giúp đem đến sự minh bạch, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc…
Nhân viên sẽ không thể nào đưa ra lý do “không nhận được email”hay “không đọc email” để rũ bỏ trách nhiệm đối với công việc được phân công. Vì chỉ cần nhìn vào quy trình, người quản lý sẽ biết được ai phải làm việc gì trong từng giai đoạn công việc.
Vừa nâng cao năng suất làm việc, vừa tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Nhờ làm việc trên cùng một phần mềm quản lý. Các thành viên tham gia vào quá trình làm việc đều dễ dàng tìm kiếm thông tin,. Nắm rõ tiến độ công việc từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Nâng cao năng suất làm việc. Của từng nhân viên và từng bộ phận.
Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ không khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí. Vì hầu như không phải đầu tư cơ sở hạ tầng gì nhiều. Mà chỉ cần trả chi phí theo nhu cầu và thời gian sử dụng. Đây là cách hữu hiệu để tiết kiệm chi phí. Và doanh nghiệp chủ động lập được ngân sách cho tương lai.
Cụ thể hóa phương tiện giao tiếp trong quản lý doanh nghiệp
Trước khi có công cụ quản lý tự động hóa, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hệ thống gmail, oulook hay google drive để trao đổi công việc. Bất cập của những công cụ này. Là bạn phải phân loại danh sách công việc cần làm từ nhiều công cụ khác nhau. Và rất dễ bị lộ thông tin khi máy tính bị nhiễm virut,…
Với việc tự động hóa quá trình quản lý công việc qua 1 phần mềm chung, bạn sẽ có một trình tự hợp lý trong cách sắp xếp công việc, biết ưu tiên công việc nào trước sau. Các công việc hành chính như xin nghỉ phép, đăng ký đi công tác,… sẽ dễ dàng được thực hiện và gửi thông báo tới những người liên quan. Rất đơn giản và hiệu quả!
Hơn thế, khi tất cả nhân viên cùng tham gia trên phần mềm, thông tin của doanh nghiệp được quản lý tập trung, qua đó nói cho bạn biết tình trạng sức khỏe của doanh nghiệp mình và có những bước điều chỉnh sao cho phù hợp với thực tế.
Giảm thiểu tối đa rủi ro bị lộ thông tin, đánh mất dữ liệu
Tự động hóa quản lý bằng các phần mềm ERP giúp các Giám đốc quản lý công ty dễ dàng hơn và tránh nguy cơ lộ thông tin, mất dữ liệu.
Trước đây, doanh nghiệp lúc nào cũng phải đề phòng rủi ro này bằng việc sao lưu dữ liệu ra ổ cứng hoặc lưu trữ trên nhiều máy tính khác nhau; việc này tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp.
Nhưng khi chuyển sang quản lý bằng các công cụ, phần mềm, doanh nghiệp không còn phải lo lắng điều đó nữa vì mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây; không bị ảnh hưởng của việc mất máy tính; nhiễm virut hay các trở ngại thời tiết khác,….
Tăng khả năng làm việc mọi múc mọi nơi cho nhân viên
Hầu hết các phần mềm quản lý hiện nay đều có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi. Trên các thiết bị. Điều này cho phép nhân viên làm việc bên ngoài. Vẫn có thể tương tác, trao đổi công việc qua di động.
Như vậy, mọi công việc sẽ không bị gián đoạn bởi khoảng cách địa lý hay không gian.
Trên đây là những lý do một doanh nghiệp cần phải tự động hoá quy trình làm việc. Việc thay đổi, áp dụng công nghệ trong thời đại 4.0 sẽ là yếu tố hàng đầu giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Là mấu chốt quan trọng trong bước đầu tiên thay đổi của doanh nghiệp.